Verfahrensdokumentation (GoBD)

1. Zweck und Geltungsbereich

Diese Verfahrensdokumentation beschreibt das eingesetzte DV-Verfahren zur Erfassung, Verarbeitung, Prüfung, Freigabe, Aufbewahrung und Auswertung von Eingangsrechnungen gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

2. Verfahrensablauf

1. Eingang/Upload: Rechnungen (PDF, Bild, E-Rechnung/XRechnung/ZUGFeRD) werden hochgeladen und protokolliert.
2. KI-Extraktion: Rechnungsdaten werden automatisiert ausgelesen (OCR/LLM).
3. Validierung: Plausibilitäts-, Duplikats- und 3-Wege-Prüfungen.
4. Freigabe: Mehrstufiger, betragsabhängiger Freigabe-Workflow.
5. Festschreibung: Freigegebene Rechnungen werden unveränderbar gesetzt (read-only).
6. Export/Buchung: Übergabe an DATEV u.a.; jeder Export wird mit SHA-256-Prüfsumme protokolliert.
7. Aufbewahrung: Revisionssichere Speicherung über die gesetzliche Frist (Standard 10 Jahre).

3. Unveränderbarkeit (GoBD)

Verarbeitete bzw. freigegebene Rechnungen werden technisch gegen Änderungen gesperrt. Ein physisches Löschen ist nicht vorgesehen; Korrekturen erfolgen ausschließlich nachvollziehbar (Soft-Delete mit Begründung, vollständige Protokollierung).

4. Audit-Trail

Sämtliche relevanten Aktionen (Upload, KI-Extraktion, Validierung, Freigabe, Ablehnung, Export, Login/Logout, Einstellungsänderungen) werden im append-only Audit-Trail revisionssicher und unveränderbar aufgezeichnet.

5. Internes Kontrollsystem (IKS)

Zugriffsschutz (Authentifizierung, rollenbasierte Berechtigungen), Mandantentrennung (tenant-isolierte Datenhaltung) sowie Vier-Augen-Prinzip im Freigabe-Workflow stellen die Ordnungsmäßigkeit sicher.

6. Aufbewahrung & Datensicherung

Die Daten werden über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist gespeichert und durch regelmäßige Backups gesichert. Aufbewahrungsfristen sind pro Mandant konfigurierbar.

Stand: automatisch generierte Fassung · SBS Deutschland